FAQ

FAQ adalah Frequently Asked Questions, daftar pertanyaan yang sering ditanyakan beserta jawabannya, disusun dalam satu halaman atau dokumen.

​

Library & Konten

Apa itu Library? Pusat penyimpanan dan pengelolaan seluruh konten pembelajaran. Konten dibuat sekali di Library lalu dipakai ulang di berbagai konteks tanpa duplikasi. Library jadi fondasi untuk menyusun Channel, Collection, dan Course. Apa beda Channel, Collection, dan Course?

• Channel adalah etalase tematik untuk eksplorasi mandiri; tanpa aturan penyelesaian dan tanpa urutan belajar.
• Collection adalah kumpulan konten terkurasi untuk konteks ringan/pengayaan; tanpa struktur kaku.
• Course adalah satuan pembelajaran terstruktur dengan tujuan, alur, aturan penyelesaian, dan asesmen. Bisa di-assign ke learner.

Apa itu Content Asset? Unit terkecil konten: video, artikel, file (PDF/PPT), tautan eksternal, dan materi lain. Jadi bahan dasar untuk membangun Channel, Collection, dan Course. Apakah BAWANA bisa terhubung dengan platform konten lain? Ya, lewat Library Eksternal (BAWANA sebagai Learning Hub). Konten dari LinkedIn Learning atau Skillsoft Percipio bisa diakses langsung lewat BAWANA dengan SSO, tanpa learner harus pindah platform. Namun BAWANA tidak bisa mengedit konten eksternal, menggantikan pengelolaan lisensi pihak ketiga, atau menjamin ketersediaan konten di luar ketentuan penyedia.

​

Audience & Attribute

Apa beda Audience dan Attribute? Attribute adalah data/kriteria yang melekat pada user (mis. Cabang, Level, Status Pelatihan) dan tidak menjalankan aksi apa pun. Audience adalah logika pengelompokan user berdasarkan Attribute, yang lalu jadi target Assignment, Event, atau program. Alurnya: Attribute → Audience → Assignment/Event/Program. Apa saja tipe Audience? Tiga: Individual User (pilih user satu per satu, untuk grup kecil/event khusus), Attribute User (berbasis Custom Attribute, dinamis), dan All-Users (seluruh karyawan organisasi). Apa maksud Audience itu “dinamis”? Audience berbasis Attribute menyesuaikan otomatis saat data user berubah. Jika learner menyelesaikan syarat dan statusnya diperbarui, ia keluar otomatis dari audience; user baru yang memenuhi kriteria masuk otomatis tanpa tindakan manual. Apa saja tipe data Attribute? Char (teks bebas), Boolean (ya/tidak), Integer (angka), Choice (pilihan tunggal), Multiple Choice (pilihan jamak), dan Date/Datetime.

​

Assignment

Apa fungsi Assignment? Mendistribusikan pembelajaran secara aktif dan terarah ke learner yang relevan, memastikan konten tidak hanya tersedia tapi ditugaskan, sehingga tidak bergantung pada eksplorasi mandiri. Apa yang bisa di-assign? Course, Project, dan Journey. Konten individual di Library tidak bisa langsung di-assign, harus disusun dulu ke dalam Course, Project, atau Journey. Ke siapa Assignment diberikan? Ke Audience yang dibentuk dari Custom Attribute. Apa saja parameter konfigurasi Assignment? Prerequisites, Audience, Grader, Applicable From/To (periode aktif), Point, Certificate, Show in Calendar, Proktor Code, dan Weighting. Apa itu Prerequisites di Assignment? Pembelajaran yang wajib diselesaikan dulu sebelum Assignment ini bisa diakses. Jika belum terpenuhi, learner tidak bisa memulai. Apa itu Grader? Peran/pengguna yang menilai hasil pembelajaran yang butuh evaluasi manual (mis. Project atau test essay) dan memberi persetujuan/umpan balik.

​

Course & Test

Apa itu Course dan posisinya dalam arsitektur BAWANA? Course adalah unit pembelajaran terstruktur (self-paced, reusable) yang jadi kontainer pembelajaran. Course tidak bergantung pada Assignment/Event/Journey, sebaliknya, fitur-fitur itu memakai Course sebagai basis. Course = kontainer; Test = evaluasi; Assignment = siapa & kapan; Event = interaksi sesi; Journey = alur end-to-end. Apa beda Pre-Test dan Post-Test? Pre-Test mengukur pengetahuan awal, opsional, tidak masuk penilaian (sejajar dengan Content). Post-Test mengukur pemahaman setelah Course dan menentukan kelulusan, penyelesaian Course, serta pemberian sertifikat. Tipe quiz apa yang didukung? Multiple Choices (dinilai otomatis), Essay (butuh penilaian tambahan), dan Mixed (kombinasi keduanya). Bagaimana pengaturan Question Bank? Test menarik soal dari Question Bank. Admin bisa menentukan jumlah soal (Max Questions) dan membiarkan sistem mengacak. Jika Max Questions tidak diisi, seluruh soal ditampilkan. Apa opsi Timer pada Test? No Timer, Timer berdasarkan Quiz (total durasi), atau Timer berdasarkan Question (waktu per soal; total = Time Per Question × Max Questions). Kapan sebuah Course dianggap selesai? Saat persentase konten (Min Percentage Finish) tercapai dan Post-Test (jika ada) berhasil dilewati. Apa itu Refreshment Period, Overdue, dan Lock After Complete? Refreshment Period = interval (bulan) sebelum Course perlu diulang, umum untuk compliance. Overdue = batas waktu sebelum Course dianggap terlambat. Lock After Complete = Course terkunci setelah selesai dan tidak bisa diakses ulang.

​

Journey

Apa itu Journey? Kerangka/orkestrasi yang menggabungkan beberapa Course, Event, dan Project ke dalam satu alur pembelajaran end-to-end. Journey bukan konten dan tidak punya evaluasi sendiri, journey mengandalkan evaluasi di komponen-komponennya. Bagaimana Journey diberikan dan kapan dianggap selesai? Diberikan lewat Assignment (mengikuti aturan audience, deadline, notifikasi) dan muncul di My Assignment. Journey selesai jika seluruh Course, Event, dan Project di dalamnya selesai sesuai aturan masing-masing; jika salah satu belum, statusnya tetap in progress. Apakah Journey menerbitkan sertifikat sendiri? Tidak. Sertifikat tetap melekat pada Course atau Assignment. Satu Journey bisa menghasilkan beberapa sertifikat Course, dan Journey tidak mengubah aturan kelulusan Course. Apa batasan Journey? Tidak bisa berdiri tanpa Course/Project, tidak punya test sendiri, tidak menggantikan Assignment, bukan workflow approval, dan tidak menerbitkan Certificate.

​

Event

Apa itu Event dan jenis-jenisnya? Fitur untuk pembelajaran dengan waktu, peserta, dan konteks pelaksanaan jelas (kelas, workshop, webinar, onboarding, townhall, dll). Berdasarkan pola pembuatan: Single Event atau Multiple Event (rangkaian sekaligus). Berdasarkan metode: Online (link video conference, kehadiran via tombol Attend) atau Offline (lokasi fisik, kehadiran via scan barcode). Apa saja skema partisipasi Event? Public Event (terlihat audience tertentu), By Invitation (hanya yang diundang), dan By Registration (harus registrasi dulu). Bisa dikombinasikan. Apa yang terjadi saat Event di-reschedule atau dibatalkan? Jika admin pilih “Yes” pada pop-up konfirmasi: sistem kirim email update/pembatalan + lampirkan file ICS terbaru, dan kalender peserta diperbarui (reschedule) atau event dihapus/ditandai cancelled. Jika “No”: tidak ada email, tidak ada perubahan. Email hanya terkirim lewat pop-up ini, tidak ada tombol manual. Event yang sudah Cancelled tidak bisa diaktifkan kembali. Bagaimana sinkronisasi kalender bekerja? Sistem memakai event_id sebagai UID, sehingga setiap perubahan memperbarui event yang sudah ada (tidak menduplikasi) dan menaikkan versi (sequence). Kalender peserta selalu mengikuti jadwal terbaru.

​

Certificate

Bagaimana sertifikat diterbitkan? Otomatis oleh sistem saat semua kondisi terpenuhi: Course selesai, Min Percentage Finish tercapai, Post-Test (jika ada) lolos, dan tidak ada aturan yang dilanggar. Jika salah satu tidak terpenuhi, sertifikat tidak terbit. Sertifikat dapat melekat pada Course, Assignment, atau Event. Apakah sertifikat punya masa berlaku? Jika Course punya Refreshment Period, sertifikat punya masa berlaku implisit, learner perlu mengulang Course setelah periode tertentu untuk mendapat sertifikat baru. Umum untuk compliance training dan sertifikasi internal berkala.

​

Gamification

Apa itu Gamification di BAWANA? Mekanisme pemberian Point untuk mendorong partisipasi, konsistensi, dan penyelesaian, bersifat reward-based, bukan punishment. Gamifikasi tidak memengaruhi kelulusan dan tidak menggantikan sertifikasi. Berlaku lintas Course, Event, Assignment, dan Journey. Kapan Point diberikan? Saat learner menyelesaikan aktivitas sesuai aturan. Jika ada Post-Test, Point diberi setelah dinyatakan lulus. Point mengikuti hasil, bukan usaha parsial, jika gagal, Point tidak diberikan. Apakah Assignment dan Journey punya Point sendiri? Tidak. Assignment mewarisi Point dari objek yang ditugaskan; Journey bersifat kumulatif/agregasi dari aktivitas di dalamnya. Apa itu Leaderboard? Tampilan peringkat learner berdasarkan akumulasi Point. Leaderboard hanya menyajikan data (turunan langsung dari Point), tidak punya logika penilaian sendiri, dan tidak memengaruhi kelulusan. Tersedia sebagai Global Leaderboard (seluruh organisasi) dan Program (konteks program dalam periode tertentu).

​

Notification

Apa kategori dan tipe notifikasi di BAWANA? Dua kategori: System Notification (dipicu aksi/perubahan status) dan Reminder Notification (dipicu waktu/jadwal). Empat tipe: In-App (icon lonceng, tidak interruptif), Email (pelengkap, untuk yang butuh tindak lanjut), Push (mobile, real-time, interruptif), dan Pop-up/Modal/Banner (muncul saat login untuk aksi segera). Bagaimana notifikasi dikirim? Activity-driven, di-trigger otomatis berdasarkan aktivitas tertentu (mis. assignment baru, event publish, sertifikat terbit, due date mendekat), bukan dikirim manual.

​

Dynamic Form (Survey)

Untuk apa Dynamic Form digunakan? Membuat survey untuk evaluasi pasca pelatihan, survey kepuasan event, Training Need Analysis, atestasi tahunan, dan pengumpulan dokumen/data tambahan. Apa saja tipe pertanyaannya? Radio Button (1 jawaban), Checkboxes (banyak jawaban), Linear Scale (skala numerik), Paragraph (teks panjang), Sorting (mengurutkan), Group (memasangkan kategori dengan pilihan), Upload (unggah dokumen), dan Info (teks informasi tanpa input). Admin bisa mengatur section, wajib/opsional, dan conditional logic antar-section.

​

Proctor

Apa itu Proctor dan kapan dipakai? Fitur pengawasan ujian berbasis kamera untuk menjaga integritas asesmen, verifikasi identitas, cegah joki, dan dokumentasi audit. Direkomendasikan untuk regulatory exam, sertifikasi internal, program compliance, dan high-stakes assessment. Tidak wajib untuk pre-test ringan, course non-mandatory, atau survey. Apa yang terjadi jika learner menolak akses kamera? Ujian tidak bisa dilanjutkan. Selama ujian, sistem mengambil foto acak di background sebagai dokumentasi, dan menyimpan data attempt (nomor, tanggal, waktu mulai/selesai, jumlah foto) untuk direview admin lewat menu Proctor.

​

Weighting

Apa itu Weighting? Pengaturan perhitungan nilai akhir dari beberapa komponen penilaian dengan bobot tertentu, agar tiap komponen berkontribusi proporsional dan kelulusan ditentukan objektif. Sistem menghitung nilai akhir otomatis dan menentukan status lulus/tidak lulus. Apakah lulus cukup dengan nilai akhir tinggi? Tidak. BAWANA memakai model gated evaluation, peserta lulus hanya jika setiap komponen memenuhi nilai minimalnya, bukan sekadar rata-rata akhir tinggi. Jika satu komponen di bawah threshold, peserta tidak lulus meski nilai akhir tinggi.

​

Modul Add-on

Apa itu menu Competency? Menu untuk membangun dan mengelola capability framework organisasi secara terstruktur. Lewat menu ini organisasi bisa mendefinisikan competency framework, menjalankan capability assessment, melakukan calibration, memonitor perkembangan capability per kuartal, dan menghasilkan capability report serta compliance tracker. Untuk kebutuhan apa Competency biasanya dipakai? Leadership Development, Talent Development, Capability Mapping, Succession Planning, dan Internal Certification. Bagaimana struktur capability di BAWANA? Bertingkat dengan hierarki: Type → SubType → Step → Competency. Contohnya: Leadership → People Management → Intermediate → Conflict Resolution. Struktur bertingkat ini dibuat agar competency bisa dikelola secara scalable. Apa saja komponen dalam Competency? Type (kategori utama capability), SubType (sub kategori), Step (level/tahapan capability), Competency (kompetensi spesifik), Category (pengelompokan tambahan), dan Proficiency Level (tingkat penguasaan capability). Bagaimana alur kerja Competency dari awal sampai akhir? Dalam ekosistem BAWANA alurnya: Competency Framework → Self Assessment → Calibration → Capability Tracker → Reporting & Development Plan. Competency bisa terhubung dengan fitur apa saja? Assignment, Journey, Survey, Reporting, dan Certification. Contohnya, user dengan competency tertentu bisa otomatis mendapatkan Journey tertentu, dan penyelesaian capability bisa dijadikan syarat sertifikasi. Di mana panduan ILDP, Coaching & Mentoring, dan OJT? Ketiga modul ini disajikan lewat panduan eksternal (PDF, dokumen, dan video) per peran terpisah, bukan dokumentasi teknis di sini. ILDP punya panduan untuk Staff, Line Manager, dan Admin; Coaching & Mentoring untuk Coach/Coachee/Mentor/Mentee; OJT lewat folder panduan terpisah.