A. Definisi
Event di BAWANA adalah fitur untuk mengelola pembelajaran yang memiliki waktu, peserta, dan konteks pelaksanaan yang jelas. Event dapat digunakan untuk kebutuhan seperti:- pelatihan kelas (online atau offline)
- workshop atau webinar
- sesi onboarding atau evaluasi atau briefing
- sesi lainnya, seperti townhall, aktivitas olah raga, dan lain-lain
B. Jenis Event
1. Berdasarkan Pola Pembuatan
Saat membuat Event, Admin wajib memilih jenis Event:a. Single Event
Digunakan untuk satu sesi pelatihan dengan satu waktu pelaksanaan. Contoh:- Workshop Service Excellence tanggal 30 September 2026
- Webinar Risk Awareness yang terdiri dari hanya satu kali sesi
b. Multiple Event
Digunakan untuk membuat beberapa Event sekaligus dalam satu rangkaian, dengan konfigurasi yang konsisten. Contoh:- Pelatihan onboarding new hire batch mingguan
- Kelas pelatihan yang diulang di beberapa tanggal selama 3 bulan
- Event paralel untuk beberapa lokasi atau kelompok
2. Berdasarkan Metode Pelaksanaan
a. Online Event
Event yang diselenggarakan secara daring (online). Ciri utama:- Menggunakan video conference link (Zoom, Google Meet, dan sejenisnya)
- Dapat dilengkapi dengan attachment pendukung
- Kehadiran dilakukan melalui tombol Attend
b. Offline Event
Event yang diselenggarakan secara tatap muka (offline). Ciri utama:- Diselenggrakan di lokasi fisik
- Sistem menghasilkan barcode untuk kehadiran
- Learner melakukan Check-in melalui scan barcode
C. Partisipasi Event
Event di BAWANA mendukung beberapa skema untuk Learner dapat berpartisipasi, yaitu:- Public Event. Event dapat terlihat oleh audience tertentu.
- By Invitation. Hanya audience yang diundang yang dapat mengikuti Event.
- By Registration. Peserta harus melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum mengikuti Event.
D. Keterkaitan Event
Event dapat berdiri sendiri atau dikaitkan dengan komponen lain.1. Course
Event dapat dihubungkan dengan satu Course. Contoh penggunaan:- Course sebagai materi sebelum Event
- Course sebagai tindak lanjut setelah Event
2. Pre-Test dan Post-Test
Admin dapat mengatur:- Pre-Test untuk mengukur pemahaman awal
- Post-Test untuk mengukur hasil setelah Event
3. Survey
Event dapat dilengkapi dengan Survey untuk mengumpulkan feedback peserta. Survey digunakan untuk:- evaluasi kualitas Event
- efektivitas trainer
- relevansi materi
E. Pengaturan Event
Saat membuat atau mengubah Event, Admin mengatur beberapa kelompok informasi berikut:1. Informasi Umum
- Judul Event
- Banner Event
- Deskripsi Event
- Doc Name dan Doc Name Checkout
- State (Draft atau Published)
2. Waktu dan Kapasitas
- Start Date dan End Date
- Kuota peserta
- Allow early attend (waktu check-in lebih awal)
- Allow early publish (berapa hari sebelum Event ditampilkan)
3. Distribusi dan Audience
- Invite Audience
- Publish Audience
- Allow Register
4. Konfigurasi Pembelajaran
- Course terkait
- Pre-Test dan Post-Test
- Point
- Certificate
- Reminder Post Test
- Feedback
- Trainer Name
5. Tampilan dan Akses
- Show in Calendar
- Attachment
- Video Conference Link
- Venue (untuk Offline Event)
6. Perubahan Event
Admin dapat melakukan perubahan terhadap event yang sudah dibuat melalui halaman Edit Event. Perubahan yang dapat dilakukan meliputi:- Nama event
- Deskripsi
- Jadwal (Start Date & End Date)
- Lokasi
- Status event
7. Reschedule Event
Admin dapat memperbarui jadwal event dengan mengubah Start Date dan End Date. Saat admin menekan tombol Update:- Sistem akan menampilkan confirmation pop-up
- Jika admin memilih Yes:
- Sistem mengirim email update kepada peserta
- Sistem melampirkan file ICS terbaru
- Event pada kalender peserta akan diperbarui (tidak duplicate)
- Jika admin memilih No:
- Tidak ada email yang dikirim
- Perubahan tidak diproses
- Event akan otomatis berpindah ke jadwal terbaru
- Tidak terjadi duplikasi event
8. Cancel Event
Admin dapat membatalkan event dengan mengubah status menjadi Cancelled. Saat admin menyimpan perubahan:- Sistem akan menampilkan confirmation pop-up
- Jika admin memilih Yes:
- Sistem mengirim email pembatalan kepada peserta
- Sistem melampirkan file ICS dengan status CANCELLED
- Event akan:
- Dihapus dari kalender peserta, atau
- Ditandai sebagai cancelled (tergantung aplikasi kalender)
- Jika admin memilih No:
- Tidak ada email yang dikirim
- Event tidak berubah
- Event dengan status Cancelled tidak dapat diubah kembali
F. Alur Pengguna (Learner)
- Learner menerima notifikasi Event
- Learner melihat detail Event di Homepage atau di menu Event
- Jika diaktifkan, learner dapat melakukan registrasi
- Saat waktu Event:
- Online: klik Attend dan masuk ke link (Zoom, Google Meet, dan sejenisnya)
- Offline: scan barcode
- Learner menyelesaikan Event
- Learner mengerjakan Post-Test atau Survey jika tersedia
G. Notification & Calendar Integration
Sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi email kepada peserta ketika terjadi perubahan pada event, dengan jenis notifikasi sebagai berikut:1. Reschedule Event
- Subject:
Update Invitation: {event name} - Email berisi:
- Informasi jadwal lama dan jadwal baru
- Attachment:
- File ICS terbaru
2. Cancelled Event
- Subject:
Cancelled Event: {event name} - Email berisi:
- Informasi pembatalan event
- Jadwal event sebelumnya
- Attachment:
- File ICS dengan status CANCELLED
H. Calendar Sync Behavior
Untuk memastikan sinkronisasi kalender berjalan dengan akurat:- Sistem menggunakan event_id sebagai UID
- Setiap perubahan event akan:
- Memperbarui event yang sudah ada di kalender pengguna
- Tidak membuat event baru (no duplicate)
- Setiap update akan meningkatkan versi event (sequence)
- Kalender peserta selalu mengikuti jadwal terbaru
- Tidak ada event ganda
- Event yang dibatalkan akan otomatis hilang atau ditandai
- Email hanya dikirim jika admin memilih Yes pada confirmation pop-up
- Tidak tersedia tombol manual untuk mengirim email
- Perubahan event tidak memengaruhi event lain
- Event yang sudah dibatalkan tidak dapat diaktifkan kembali
I. Monitoring dan Report
Admin dapat memantau:- Daftar peserta
- Status kehadiran
- Penyelesaian Event
- Feedback peserta