Skip to main content

Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://docs.bawana.com/llms.txt

Use this file to discover all available pages before exploring further.

​
A. Definisi

Event di BAWANA adalah fitur untuk mengelola pembelajaran yang memiliki waktu, peserta, dan konteks pelaksanaan yang jelas. Event dapat digunakan untuk kebutuhan seperti:
  • pelatihan kelas (online atau offline)
  • workshop atau webinar
  • sesi onboarding atau evaluasi atau briefing
  • sesi lainnya, seperti townhall, aktivitas olah raga, dan lain-lain
Event di BAWANA bukan sekadar agenda, tetapi bagian dari ekosistem pembelajaran yang dapat dikaitkan dengan Course, Journey, dan survey.

​
B. Jenis Event

​
1. Berdasarkan Pola Pembuatan

Saat membuat Event, Admin wajib memilih jenis Event:

​
a. Single Event

Digunakan untuk satu sesi pelatihan dengan satu waktu pelaksanaan. Contoh:
  • Workshop Service Excellence tanggal 30 September 2026
  • Webinar Risk Awareness yang terdiri dari hanya satu kali sesi

​
b. Multiple Event

Digunakan untuk membuat beberapa Event sekaligus dalam satu rangkaian, dengan konfigurasi yang konsisten. Contoh:
  • Pelatihan onboarding new hire batch mingguan
  • Kelas pelatihan yang diulang di beberapa tanggal selama 3 bulan
  • Event paralel untuk beberapa lokasi atau kelompok
Multiple Event memudahkan Admin mengelola Event berulang tanpa membuat satu per satu.

​
2. Berdasarkan Metode Pelaksanaan

​
a. Online Event

Event yang diselenggarakan secara daring (online). Ciri utama:
  • Menggunakan video conference link (Zoom, Google Meet, dan sejenisnya)
  • Dapat dilengkapi dengan attachment pendukung
  • Kehadiran dilakukan melalui tombol Attend

​
b. Offline Event

Event yang diselenggarakan secara tatap muka (offline). Ciri utama:
  • Diselenggrakan di lokasi fisik
  • Sistem menghasilkan barcode untuk kehadiran
  • Learner melakukan Check-in melalui scan barcode

​
C. Partisipasi Event

Event di BAWANA mendukung beberapa skema untuk Learner dapat berpartisipasi, yaitu:
  • Public Event. Event dapat terlihat oleh audience tertentu.
  • By Invitation. Hanya audience yang diundang yang dapat mengikuti Event.
  • By Registration. Peserta harus melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum mengikuti Event.
Admin dapat mengombinasikan skema ini sesuai kebutuhan organisasi.

​
D. Keterkaitan Event

Event dapat berdiri sendiri atau dikaitkan dengan komponen lain.

​
1. Course

Event dapat dihubungkan dengan satu Course. Contoh penggunaan:
  • Course sebagai materi sebelum Event
  • Course sebagai tindak lanjut setelah Event
Dengan ini, Event menjadi bagian dari alur pembelajaran (biasanya di dalam Journey), bukan aktivitas terpisah.

​
2. Pre-Test dan Post-Test

Admin dapat mengatur:
  • Pre-Test untuk mengukur pemahaman awal
  • Post-Test untuk mengukur hasil setelah Event

​
3. Survey

Event dapat dilengkapi dengan Survey untuk mengumpulkan feedback peserta. Survey digunakan untuk:
  • evaluasi kualitas Event
  • efektivitas trainer
  • relevansi materi

​
E. Pengaturan Event

Saat membuat atau mengubah Event, Admin mengatur beberapa kelompok informasi berikut:

​
1. Informasi Umum

  • Judul Event
  • Banner Event
  • Deskripsi Event
  • Doc Name dan Doc Name Checkout
  • State (Draft atau Published)

​
2. Waktu dan Kapasitas

  • Start Date dan End Date
  • Kuota peserta
  • Allow early attend (waktu check-in lebih awal)
  • Allow early publish (berapa hari sebelum Event ditampilkan)

​
3. Distribusi dan Audience

  • Invite Audience
  • Publish Audience
  • Allow Register

​
4. Konfigurasi Pembelajaran

  • Course terkait
  • Pre-Test dan Post-Test
  • Point
  • Certificate
  • Reminder Post Test
  • Feedback
  • Trainer Name

​
5. Tampilan dan Akses

  • Show in Calendar
  • Attachment
  • Video Conference Link
  • Venue (untuk Offline Event)

​
6. Perubahan Event

Admin dapat melakukan perubahan terhadap event yang sudah dibuat melalui halaman Edit Event. Perubahan yang dapat dilakukan meliputi:
  • Nama event
  • Deskripsi
  • Jadwal (Start Date & End Date)
  • Lokasi
  • Status event

​
7. Reschedule Event

Admin dapat memperbarui jadwal event dengan mengubah Start Date dan End Date. Saat admin menekan tombol Update:
  1. Sistem akan menampilkan confirmation pop-up
  2. Jika admin memilih Yes:
    • Sistem mengirim email update kepada peserta
    • Sistem melampirkan file ICS terbaru
    • Event pada kalender peserta akan diperbarui (tidak duplicate)
  3. Jika admin memilih No:
    • Tidak ada email yang dikirim
    • Perubahan tidak diproses
Behavior pada Calendar peserta Event:
  • Event akan otomatis berpindah ke jadwal terbaru
  • Tidak terjadi duplikasi event

​
8. Cancel Event

Admin dapat membatalkan event dengan mengubah status menjadi Cancelled. Saat admin menyimpan perubahan:
  1. Sistem akan menampilkan confirmation pop-up
  2. Jika admin memilih Yes:
    • Sistem mengirim email pembatalan kepada peserta
    • Sistem melampirkan file ICS dengan status CANCELLED
    • Event akan:
      • Dihapus dari kalender peserta, atau
      • Ditandai sebagai cancelled (tergantung aplikasi kalender)
  3. Jika admin memilih No:
    • Tidak ada email yang dikirim
    • Event tidak berubah
Catatan:
  • Event dengan status Cancelled tidak dapat diubah kembali

​
F. Alur Pengguna (Learner)

  1. Learner menerima notifikasi Event
  2. Learner melihat detail Event di Homepage atau di menu Event
  3. Jika diaktifkan, learner dapat melakukan registrasi
  4. Saat waktu Event:
    • Online: klik Attend dan masuk ke link (Zoom, Google Meet, dan sejenisnya)
    • Offline: scan barcode
  5. Learner menyelesaikan Event
  6. Learner mengerjakan Post-Test atau Survey jika tersedia

​
G. Notification & Calendar Integration

Sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi email kepada peserta ketika terjadi perubahan pada event, dengan jenis notifikasi sebagai berikut:

​
1. Reschedule Event

  • Subject: Update Invitation: {event name}
  • Email berisi:
    • Informasi jadwal lama dan jadwal baru
  • Attachment:
    • File ICS terbaru

​
2. Cancelled Event

  • Subject: Cancelled Event: {event name}
  • Email berisi:
    • Informasi pembatalan event
    • Jadwal event sebelumnya
  • Attachment:
    • File ICS dengan status CANCELLED

​
H. Calendar Sync Behavior

Untuk memastikan sinkronisasi kalender berjalan dengan akurat:
  • Sistem menggunakan event_id sebagai UID
  • Setiap perubahan event akan:
    • Memperbarui event yang sudah ada di kalender pengguna
    • Tidak membuat event baru (no duplicate)
  • Setiap update akan meningkatkan versi event (sequence)
Hasilnya:
  • Kalender peserta selalu mengikuti jadwal terbaru
  • Tidak ada event ganda
  • Event yang dibatalkan akan otomatis hilang atau ditandai
Important Notes:
  • Email hanya dikirim jika admin memilih Yes pada confirmation pop-up
  • Tidak tersedia tombol manual untuk mengirim email
  • Perubahan event tidak memengaruhi event lain
  • Event yang sudah dibatalkan tidak dapat diaktifkan kembali

​
I. Monitoring dan Report

Admin dapat memantau:
  • Daftar peserta
  • Status kehadiran
  • Penyelesaian Event
  • Feedback peserta
Data Event digunakan sebagai bagian dari pelaporan pembelajaran organisasi.